.png)
Import i eksport rekordów w Welyo
Import rekordów umożliwia dodanie bazy klientów do wybranej kampanii w Welyo. Zaimportowane rekordy mogą być następnie obsługiwane w kampaniach telefonicznych, e-mail, SMS czy czat.
W kampaniach przychodzących import bazy może dodatkowo ułatwić identyfikację klienta, dzięki czemu agent podczas obsługi interakcji może zobaczyć dane przypisane do danego rekordu.
Eksport pozwala natomiast pobrać rekordy znajdujące się w kampanii wraz z zapisanymi na nich danymi.
Dodawanie pojedynczego rekordu
Pojedynczy rekord możemy dodać bezpośrednio do wybranej kampanii.
- Z poziomu platformy Welyo przechodzimy:
Kampanie > Kampanie > wybrana kampania > Podgląd
- Następnie wybieramy:
Dodaj > Pojedynczy rekord
-
W otwartym oknie uzupełniamy dane rekordu. Formularz zawiera również pola rekordu skonfigurowane w danej kampanii.
📌Jeżeli rekord ma być wykorzystywany w komunikacji telefonicznej, uzupełniamy numer telefonu w formacie międzynarodowym, np.: +48123123123
- Po uzupełnieniu danych wybieramy Dodaj.
Import rekordów z pliku
Jeżeli chcemy dodać większą liczbę rekordów jednocześnie, możemy skorzystać z importu z pliku Excel.
- Z poziomu Administratora lub Nadzorcy z odpowiednimi uprawnieniami przechodzimy:
Kampanie > Kampanie > wybrana kampania > Podgląd
- Następnie wybieramy:
Dodaj > Wgraj z pliku
- W oknie importu, w polu Plik, wybieramy plik zawierający rekordy.
- W polu Segment podajemy nazwę segmentu.
ℹ️ Segment pozwala podzielić bazę rekordów na grupy, np. według regionu, źródła pozyskania klienta lub innego kryterium wykorzystywanego w danym procesie.
- W polu Prywatny możemy wskazać agenta, do którego dany segment ma zostać przypisany jako prywatny.
- Po uzupełnieniu ustawień wybieramy Prześlij.
Mapowanie danych z pliku
W kolejnym kroku mapujemy kolumny z pliku na odpowiednie pola w Welyo.
Dla każdego pola rekordu wskazujemy nazwę kolumny z pliku, z której system ma pobrać dane.
Przykładowo, dla pola rekordu NAZWA KLIENTA możemy wskazać kolumnę NAZWA KLIENTA znajdującą się w importowanym pliku.
ℹ️ Przed rozpoczęciem importu warto upewnić się, że wymagane pola rekordu zostały wcześniej utworzone w konfiguracji kampanii.
Dane komunikacyjne
Numery telefonów oraz adresy e-mail mapujemy w zakładce Dane komunikacyjne.
Po zakończeniu mapowania wybieramy Zatwierdź.
ℹ️ Czas importu zależy od liczby rekordów znajdujących się w pliku.
Eksport rekordów z kampanii
Rekordy znajdujące się w kampanii możemy wyeksportować do pliku Excel.
Z poziomu platformy Welyo przechodzimy:
Kampanie > Kampanie > wybrana kampania > Podgląd
Następnie:
- Ustawiamy filtry określające rekordy, które chcemy wyeksportować.
- Wybieramy Szukaj, aby zastosować ustawione kryteria.
- Zaznaczamy rekordy, które chcemy pobrać.
- Wybieramy Generuj.
Po rozpoczęciu eksportu w Welyo pojawi się komunikat informujący o rozpoczęciu, a następnie zakończeniu generowania pliku.
Gotowy plik znajdziemy w: Raportowanie > Pliki do pobrania
Wybierając Pobierz, zapisujemy wygenerowany plik na komputerze.
Kiedy korzystać z importu i eksportu?
Import rekordów przydaje się przede wszystkim wtedy, gdy:
- rozpoczynamy pracę z nową bazą klientów,
- chcemy dodać większą liczbę rekordów do kampanii,
- chcemy uzupełnić rekordy o dane wykorzystywane podczas obsługi klienta,
- chcemy podzielić importowaną bazę na segmenty.
Eksport wykorzystujemy, gdy chcemy:
- pobrać rekordy znajdujące się w kampanii,
- przeanalizować dane poza Welyo,
- zachować kopię danych w pliku,
- dalej przetwarzać dane w programie obsługującym pliki Excel.