Książka telefoniczna

Książka telefoniczna w Welyo to narzędzie do wygodnego przechowywania i zarządzania wszystkimi kontaktami dostępnymi dla agentów. Umożliwia szybki wybór numeru telefonu lub adresu e-mail z listy, bez konieczności zapamiętywania danych kontaktowych, z których agenci często korzystają.

Dodanie kontaktów do książki telefonicznej

Na platformie Welyo administrator może utworzyć książkę telefoniczną — listę kontaktów, która może być używana przez agentów podczas obsługi kampanii.

Dodawanie pojedynczego kontaktu

1. Z poziomu panelu Administratora przejdź do Administracja > Książka telefoniczna > Zakładka Kampanie.
2. Utwórz nową grupę kontaktów — będzie ona używana przy kolejnych krokach.

3. Po zapisaniu nowej grupy wybierz ją z listy.

   Kliknij Dodaj kontakt, aby dodać nowy wpis.

   W formularzu wybierz grupę zi podaj dane kontaktowe:

   • imię i nazwisko,
   • numer telefonu (w formacie międzynarodowym, np. +48123123123),
   • opcjonalnie adres e-mail.

5. Zapisz kontakt.

Import kontaktów z pliku

Jeżeli chcesz dodać większą liczbę kontaktów naraz, możesz je zaimportować z pliku Excel.

Przygotowanie pliku

Aby import kontaktów przebiegł poprawnie, plik musi spełniać określone wymagania techniczne. Przed rozpoczęciem importu upewnij się, że przygotowany plik jest zgodny z poniższymi zasadami.

• Obsługiwany format: .XLSX.
• Maksymalny rozmiar pliku: 5 MB — większe bazy podziel na mniejsze pliki.
• W pierwszym wierszu pliku powinna znaleźć się nagłówkowa linia, która nie jest importowana.
• Przetwarzany jest tylko pierwszy arkusz.

• W pliku muszą się znaleźć kolumny o nazwach:

  name   , phoneNumber   , email   .

• Kolumna email    jest opcjonalna. Numer telefonu powinien być zapisany w standardzie E.164 (np. +48123123123).

Import krok po kroku

1. Przejdź do Administracja > Książka telefoniczna > Zakładka Kampanie.
2. Wybierz wcześniej utworzoną grupę kontaktów, lub utwórz nową. Importowane kontakty zostaną dodane do tej grupy.
3. Kliknij Importuj.

4. W oknie wybierz przygotowany plik z dysku.
5. Potwierdź import, klikając Importuj.

6. Po zakończeniu importu pojawi się informacja o statusie importu kontaktów.

FAQ

Kto może korzystać z książki telefonicznej?

Dostęp do książki mają agenci systemu Welyo - po jej utworzeniu przez administratora.

Kto może edytować i tworzyć książkę telefoniczną?

Funkcja jest dostępna tylko w panelu Administratora.  

Czy mogę importować wiele kontaktów naraz?

Tak. Możesz zaimportować wiele kontaktów z pliku Excel (.xlsx).

Wymagania dla pliku importu:

• Format: .xlsx ,
• Maks. rozmiar: 5 MB,
• Pierwszy wiersz musi być nagłówkiem,
• Kolumny wymagane: name , phoneNumber , email  (email jest opcjonalny).

Co jeśli kontakt ma błędny numer lub format danych?

Jeśli format jest niezgodny, import może się nie powieść - sprawdź dane w pliku przed próbą importu.

Czy kontakty są widoczne dla wszystkich agentów?

Nie. Kontakty z książki telefonicznej będą widoczne dla agentów dopiero wtedy, gdy Administrator doda je do kampanii. Jeśli do kampanii przypisano tylko część kontaktów, agenci obsługujący tę kampanię zobaczą wyłącznie te przypisane kontakty - nie całą zawartość książki telefonicznej.

Do czego przydaje się książka telefoniczna w codziennej pracy?

Książka telefoniczna oszczędza czas agentów (szybszy wybór kontaktów), eliminuje konieczność zapamiętywania i ręcznego wpisywania numeru / adresu mailowego dla transferów połączeń.