Dodawanie kontaktów do książki telefonicznej

Na platformie Welyo administrator może utworzyć książkę telefoniczną, czyli listę kontaktów używaną przez agentów podczas obsługi kampanii.

Dodawanie pojedynczego kontaktu

1. Z poziomu panelu Administratora przechodzimy:

   Administracja > Książka telefoniczna > zakładka Kampanie.

   

2. Tworzymy nową grupę kontaktów, klikając Dodaj grupę.

   

3. Po nadaniu nazwy grupy i wybraniu przycisku Zapisz, grupa zostaje utworzona.

   

4. Wybieramy grupę z listy.

5. Klikamy Dodaj kontakt, aby dodać nowy wpis.

   

6. W formularzu wybieramy grupę i podajemy dane kontaktowe:
   • imię i nazwisko
   • numer telefonu w formacie międzynarodowym, np. +48123123123

   • opcjonalnie adres e-mail

     

7. Zapisujemy kontakt klikając przycisk Zapisz.

Import kontaktów z pliku

Jeżeli chcemy dodać większą liczbę kontaktów naraz, możemy zaimportować je z pliku Excel korzystając z opcji Importuj.

Przygotowanie pliku

Aby import kontaktów przebiegł poprawnie, plik musi spełniać określone wymagania techniczne. Przed rozpoczęciem importu sprawdzamy, czy plik jest zgodny z poniższymi zasadami.

• obsługiwany format: .xlsx  
• maksymalny rozmiar pliku: 5 MB
• pierwszy wiersz pliku powinien zawierać nagłówki kolumn
• przetwarzany jest tylko pierwszy arkusz

W pliku muszą znaleźć się kolumny o nazwach:

• name  
• phoneNumber  
• email  

Kolumna email   jest opcjonalna. Numer telefonu powinien być zapisany w standardzie E.164, np. +48123123123.

Import krok po kroku

1. Przechodzimy do Administracja > Książka telefoniczna > zakładka Kampanie.
2. Wybieramy wcześniej utworzoną grupę kontaktów lub tworzymy nową. Importowane kontakty zostaną dodane do tej grupy.
3. Klikamy Importuj.
4. Wybieramy przygotowany plik z dysku.

5. Potwierdzamy import, klikając Importuj.

   

6. Po zakończeniu importu wyświetla się informacja o statusie importu kontaktów.

   

FAQ

Kto może korzystać z książki telefonicznej?

Dostęp do książki mają agenci systemu Welyo - po jej utworzeniu przez administratora i dodaniu kontaktów do kampanii.  

Kto może edytować i tworzyć książkę telefoniczną?

Funkcja jest dostępna tylko w panelu Administratora platformy Welyo.

Czy mogę importować wiele kontaktów naraz?

Tak, możemy zaimportować wiele kontaktów z pliku Excel (.xlsx).

Wymagania dla pliku importu:

• Format: .xlsx   ,
• Maks. rozmiar: 5 MB,
• Pierwszy wiersz musi być nagłówkiem,
• Kolumny wymagane: name   , phoneNumber   , email    (email jest opcjonalny).

Co jeśli kontakt ma błędny numer lub format danych?

Jeśli format jest niezgodny, import może się nie powieść - sprawdź dane w pliku przed próbą importu.

Czy kontakty są widoczne dla wszystkich agentów?

Nie. Kontakty z książki telefonicznej będą widoczne dla agentów dopiero wtedy, gdy Administrator doda je do kampanii. Jeśli do kampanii przypisano tylko część kontaktów, agenci obsługujący tę kampanię zobaczą wyłącznie te przypisane kontakty - nie całą zawartość książki telefonicznej.

Do czego przydaje się książka telefoniczna w codziennej pracy?

Książka telefoniczna oszczędza czas agentów (szybszy wybór kontaktów), eliminuje konieczność zapamiętywania i ręcznego wpisywania numeru / adresu mailowego dla transferów połączeń.