Konfiguracja kampanii SMS- wersja podstawowa

Rozszerzona wersja instrukcji zawiera opisy wszystkich funkcji, które dostępne są podczas edycji kampanii.

Wersja podstawowa zawiera jedynie opisy funkcji, koniecznych do uruchomienia kampanii. 

Co to za funkcja?

Jest to funkcja, która umożliwia utworzenie kampanii SMS, w ramach której w szybki i prosty sposób możliwe będzie wysyłanie wiadomości SMS do klientów.

Instrukcja ta zawiera elementy konieczne do działania kampanii SMS. Wszystkie dodatkowe funkcjonalności znajdziesz w rozszerzonej wersji instrukcji. 😊

Do czego może się przydać?

Dzięki tej funkcji możesz utworzyć dodatkowy kanał komunikacyjny, w którym możliwa będzie wysyłka wiadomości SMS.

Opcja ta przyda się, jeżeli zależy Ci na wysyłaniu powiadomień dotyczących akcji promocyjnych, płatności za faktury czy informacji o spotkaniach

Od czego zacząć?

W celu uruchomienia funkcji skontaktuj się z opiekunem handlowym, który zadba o wszelkie formalności.

Upewnij się, że masz dostęp do panelu Administratora.

Jakie korzyści płyną z jej wykorzystania?

Kampania SMS umożliwi wysyłkę wiadomości SMS do klientów, dzięki czemu zwiększy się efektywność pracy i poziom jakości obsługi klientów, co bezpośrednio wpłynie na ich zadowolenie.

Konfiguracja kampanii w Welyo

KROK 1 Dodanie kampanii 

Zakładka Podstawowe parametry

Logujemy się do panelu Administratora i przechodzimy do konfiguracji kampanii Kampanie > Kampanie > Dodaj/Edytuj.

Zaczynamy od nadania nazwy kampanii i aktywowania kanału SMS w zakładce Podstawowe parametry.

Nazwa pozwoli Ci identyfikować kampanię na liście, a opcja SMS umożliwi edycję kanału. 

KROK 2

Zakładka SMS

1. Konfiguracja

• Wybierz kolejkę do obsługi kanału – w tym miejscu konieczne jest wskazanie kolejki SMS, w której wiadomości mają być obsługiwane.

• Pole nadawcy – tutaj należy wskazać, jak mają być prezentowane wiadomości SMS. Do wyboru są 3 opcje:

- Losowo wybrany numer – numer zostanie wybrany losowo ze wszystkich numerów dostępnych dla Ciebie w platformie.

- Pole nadawcy

- Wybrany numer telefonu – opcja ta umożliwia prezentowanie wiadomości jednym wybranym numerem telefonu.

• Odbieraj wiadomości przychodzące – po zaznaczeniu tej opcji klienci będą mogli odpowiadać na wiadomości poprzez sms-a. Opcja ta dostępna będzie tylko wtedy, gdy w polu nadawcy ustawiony zostanie numer telefonu. W przypadku nazwy, która nie będzie numerem telefonu, nie będzie możliwości zaznaczenia tej opcji, gdyż odpowiedź nie będzie możliwa.

2. Parametry obsługi

• Maksymalny czas statusu SMS [s] –parametr ten określa, ile czasu agent będzie miał na obsłużenie wiadomości SMS (jest to czas WRAP dla SMS-a). Czas w tym miejscu określany jest w sekundach. Po upłynięciu określonego czasu rekord trafi na listę nieobsłużonych.

3. Szablony wiadomości – w tej zakładce możliwe jest zdefiniowanie szablonów wiadomości. 

KROK 3

Zakładka Pola rekordów

W niej definiujemy pola rekordów, które agent będzie miał dostępne z poziomu rekordu. Pola te będą zawierać potrzebne informacje, np. imię i nazwisko, PESEL czy NIP. Mogą być one edytowalne, co oznacza, że agent będzie mógł wprowadzać w nich nowe informacje. 

Aby dodać pole należy kliknąć przycisk Dodaj. Pojawi się dodatkowy wiersz na końcu listy, w którym nadajemy Nazwę pola (pierwsza kolumna).

Aby dodać pole należy kliknąć na przycisk Dodaj. Pojawi się dodatkowy wiersz na końcu listy, w którym nadajemy Nazwę pola (pierwsza kolumna).

W następnej kolumnie wybieramy Typ pola.

Pola, w których dodawany będzie PESEL/NIP/REGON, możesz w tej kolumnie zdefiniować. Oznacza to, że wpisując dany numer agent będzie musiał wpisać odpowiednią ilość cyfr – system będzie sprawdzać informacje zawarte w tym okienku według sumy kontrolnej.

Pozostałe pola określamy jako Brak. Wtedy możliwe będzie wpisywanie zarówno liter, jak i cyfr.

W ostatniej kolumnie zaznaczamy, czy Pole jest edytowalne. Jeśli checkbox będzie zaznaczony, agent będzie mógł wprowadzać zmiany w polach rekordów.

W następnym kroku musimy ustalić Pole znaczące. Informacje z tego pola będą wykorzystywane do identyfikacji rekordów, możemy tam wybrać, np. imię i nazwisko czy nazwę firmy. Dane te będą widoczne na liście połączeń (np. raport Kontakty), recalli oraz nagrań.

Jeżeli zaznaczymy opcję Dodaj wartość pola do nazwy pliku z nagraniem, informacje zawarte w tym polu uwzględnione będą w nazwie nagrania.

W każdej kampanii dodane będą dwa pola systemowe określone jako Dane komunikacyjne. Są to pola Telefon i Adres e-mail.

Jeżeli zaznaczymy opcję Pole wymagane, agent będzie musiał w danym polu podać odpowiednie informacje, bez tego nie uda mu się podsumować rekordu. 

KROK 4

Zakładka Klasyfikatory

Klasyfikator służy do podsumowania rekordu, określa on efekt rozmowy.

Nowy klasyfikator możemy utworzyć klikając przycisk Dodaj. Na końcu listy pojawi się nowy wiersz, w którym wpisujemy nazwę klasyfikatora i zaznaczamy odpowiednie parametry.  

Poniżej opisane są poszczególne kolumny. 

Klasyfikator – w tym miejscu nadajemy nazwę klasyfikatora.

1. Ogólne

• Ponowny kontakt – zaznaczenie tej opcji spowoduje ustawienie recalla dla rekordu, na którym nadany zostanie ten klasyfikator.
• Zamyka – klasyfikator ten zamknie rekord.
• Sukces – klasyfikator z cechą sukces nadawany jest na rekordach, gdy został osiągnięty cel kampanii. Klasyfikatory te można raportować, by nadzorować postępy w realizacji celu kampanii. 

Opcja ta umożliwia też podsumowanie rekordu bez wykorzystania żadnego kanału komunikacyjnego udostępnionego w platformie Welyo. Jeśli klasyfikator będzie oznaczony jako sukces, agent będzie mógł ustawić go na rekordzie bez wykonania połączenia.

2. Kanał telefoniczny (inbound i outbound)

• Odebrane
• Nieodebrane
• Zajęte
• Błąd
• Mail
• SMS
• Faks
• Czat

Jeżeli dla powyższych typów połączeń/kontaktów ma być dostępny określony klasyfikator, w danej kolumnie zaznaczamy checkbox.

Możliwe jest dodanie do klasyfikatora Opcji dodatkowych. Są to działania, które zostaną wykonane po nadaniu danego klasyfikatora. 

1. Automatyczny recall (min) – tutaj możemy ustawić ponowny kontakt, który zostanie wykonany na rekordzie automatycznie po określonym czasie, np. 30min.

2. Maksymalny czas ponownego kontaktu (dni) – w tym miejscu definiujemy do jakiego czasu recall ma być wykonany, np. do 7 dni.

3. Przenieś do kampanii – możliwe jest przeniesienie rekordu po nadaniu klasyfikatora do innej kampanii; w opcjach dodatkowych definiujemy kampanie źródłową i docelową.

4. Przenieś na czarną listę – po zaznaczeniu tej opcji i nadaniu danego klasyfikatora rekord zostanie przeniesiony na czarną listę.

5. Wyślij e-mail – możliwa jest automatyczna wysyłka maila po nadaniu klasyfikatora.

6. Wyślij SMS – dostępna jest również opcja wysyłki SMS-a po nadaniu klasyfikatora.

! Do funkcji wysyłki maila i sms-a po nadaniu klasyfikatora przygotowaliśmy dla Ciebie dodatkową instrukcję.

7. Uczyń prywatnym – funkcja ta ustawi prywatność na rekordzie, w momencie nadawania klasyfikatora pojawi się okno, w którym konieczne będzie wybranie agenta, dla którego rekord ma być prywatnym.

KROK 5

Zakładka Nadzorcy

W kolejnym kroku przejdź do zakładki Nadzorcy i wybierz nadzorcę, który będzie miał dostęp do monitorowania tworzonej kampanii. 

KROK 6

Zakładka Agenci i grupy

W tym miejscu dodajemy do kampanii agentów, którzy mają mieć możliwość wykonywania połączeń na rekordach (kanał Outbound). W przypadku kampanii czatowej konieczne jest jednak dodanie agentów do kolejki, dopiero wtedy będą mieć możliwość pracy w kanale czatowym.

Przechodzimy do zakładki Kampanie > Kolejki > Zaznaczamy kolejkę > Edytuj.

Otworzy się okno konfiguracji kolejki, w którym przechodzimy do zakładki Agenci i grupy.

Po kliknięciu Dodaj agenta otworzy się okno z listą agentów.

Zaznaczamy checkbox przy nazwie wybranego agenta i klikamy Wybierz. Następnie zapisujemy zmiany w konfiguracji kolejki.

Od tego momentu agenci będą mieć dostęp do kanału mailowego.

KROK 7

Uruchomienie kampanii

Po utworzeniu i skonfigurowaniu kampanii konieczne jest jej uruchomienie. W tym celu przechodzimy do zakładki Kampanie > Kampanie. Na liście kampanii wyszukujemy daną kampanię i klikamy Wł/Wył.