Konfiguracja masowych wysyłek e-mail

Możliwość masowej wysyłki e-maili do rekordów z bazy i śledzenia oraz analizy parametrów takich jak odbicia twarde/miękkie, otwarcia, czy kliknięcia w linki.

Krok 1: Nowa kampania

Krok 2: Konfiguracja kanału massMail

Krok 3: Pola rekordów

Krok 4: Klasyfikatory

Krok 5: Nadzorca kampanii

Krok 6: Uruchomienie masowej wysyłki e-mail

Krok 1: Nowa kampania

1. W systemie Welyo przejdź do menu Kampanie > Kampanie

2. W wyświetlonym oknie kliknij przycisk Dodaj

3. Wprowadź nazwę kampanii

4. Spośród dostępnych kanałów komunikacji zaznacz Wysyłka masowa e-mail

Krok 2: Konfiguracja kanału massMail

1. Przejdź do zakładki Mail.

2. W obszarze Podstawowe parametry ustaw poniższe opcje:

a) Skrzynka mailowa nadawcza – to skrzynka, z której będą wysyłane e-maile. Skrzynki email definiuje się w menu Administracja > Skrzynki e-mail

b) Czas opóźnienia wysyłki – jest to czas, po którym zostaną wysłane wiadomości e-mail z pierwszej paczki rekordów

3. W obszarze Wysyłka masowa określ:

a) Rozmiar paczki rekordów – maksymalny rozmiar pojedynczej paczki rekordów. Maksymalna wartość to 200 rekordów

b) Czas oczekiwania pomiędzy wysłaniem do kolejnych paczek rekordów – czas w minutach co jaki będą wysyłane e-maile do kolejnych paczek rekordów

c) Szablon wiadomości – treść wiadomości e-maila. Szablony wiadomości definiuje się w obszarze Redagowanie.

d) Śledzenie otwierania wiadomości – system będzie śledził, czy adresat otworzył maila.

e) Śledzenie kliknięć w linki w wiadomościach – system będzie śledził, który klient ile razy kliknął w dany link dodany do treści wiadomości

f) Ustaw klasyfikator dla statusu – w kolumnie Klasyfikatory są dostępne do wyboru klasyfikatory zdefiniowane w kampanii. Wybierz jaki klasyfikator ma być ustawiony na rekordzie dla konkretnego statusu wiadomość e-mail z wysyłki masowej.

Twarde odbicie to takie, w którym mamy pewność, że dana wiadomość e-mail nie zostanie nigdy dostarczona na wskazany adres. Wynika to z faktu, np. że adres e-mail nie istnieje.

Miękkie odbicie to takie, gdzie dana wiadomość e-mail nie mogła zostać teraz dostarczona, np. z powodu przepełnienia skrzynki e-mail.

g) Zarządzanie śledzeniem linków – w tabeli należy wpisać nazwę linku oraz URL, który ma być śledzony przez system.

Wyniki śledzenia aktywności odbiorcy będą dostępne w raporcie wysyłek masowych.

4. W obszarze Redagowanie zdefiniuj szablon wiadomości klikając przycisk Dodaj. W Wyświetlonym oknie określ:

a) Nazwę szablonu

b) Temat – temat wiadomości

c) Dodaj pole – do wyboru lista pól o zmiennej wartości. Aby dodać pole do treści wiadomości należy ustawić kursor myszy w wybranym miejscu i wybrać z listy pole

d) Treść – treść wiadomości

e) Stopka – stopka wiadomości

f) Załączniki – możliwość dołączenia załączników, które zostaną dołączone do wiadomości

Krok 3: Pola rekordów

Zakładka Pola rekordów służy do zdefiniowania pól, do których Agent będzie miał dostęp z poziomu karty klienta (rekordu).

Aby dodać nowe pole należy kliknąć przycisk „ Dodaj pole”, zdefiniować nazwę pola, np. Imię i nazwisko. W obszarze „Typ pola” wybierz, czy pole będzie mapowane na unikatowe pole typu „NIP”, „PESEL” lub „REGON”, bądź wybierz „Brak” jeśli pole będzie traktowane jako zwykłe pole.

Jeśli wybierzesz z listy unikalne pole, będzie ono identyfikowane i sprawdzane przez system według sumy kontrolnej. Dodatkowo, będzie to oznaczać, że w danej kampanii będzie mógł istnieć tylko jeden rekord z danym numerem NIP, PESEL lub REGON.

Pole jest edytowalne - pole należy zaznaczyć jeśli na zakładce „Podstawowe parametry” jest zaznaczone pole Agent może edytować pola rekordu i chcemy, by Agent miał możliwość edycji danego pola rekordu.

Pole znaczące - pozwala określić, pole, po którym każdy klient (rekord) w bazie będzie identyfikowany. Pole będzie wyświetlane w dodatkowej kolumnie na liście nagrań, połączeń oraz recalli. Jeśli na przykład wybrane zostanie pole Imię i nazwisko, będzie ono widoczne na liście połączeń i recalli. Wartość tego pola można dodać do nazwy pliku z nagraniem poprzez zaznaczenie pola wyboru.

Dane kontaktowe - takie pola rekordu zostaną utworzone przez system, czyli numery telefonów, adresy e-mail. Oznacza to, że wpisany w tym podstawowym polu numer telefonu będzie numerem, który system będzie identyfikował jako daną kontaktową i pod ten numer będzie wykonywał połączenia.

Krok 4: Klasyfikatory

Klasyfikator określa, jaki jest efekt kontaktu.

Aby dodać nowy klasyfikator, kliknij „ Dodaj”. Dla masowej wysyłki e-mail dostępny jest typ klasyfikatora:

Ponowny kontakt
Zamyka - ustawienie tego klasyfikatora zamknie rekord, czyli system nie pozwoli wykonać kolejnego kontaktu z tym rekordem

W obszarze Kanał telefoniczny (inbound, outbound) zaznacz chceckbox przy opcji Mail.

Krok 5: Nadzorca kampanii

W kolejnym kroku przejdź do zakładki „Nadzorcy” i wybierz nadzorcę, który będzie miał dostęp do monitorowania tworzonej kampanii.

Następnie zapisz ustawienia Kampanii lub Anuluj, jeśli nie chcesz wprowadzać zmian.

Krok 6: Uruchomienie masowej wysyłki e-mail

Wysyłka wiadomości e-mail rozpoczyna się w momencie uruchomienia kampanii. W tym celu zaznacz wybraną i kliknij Wł/Wył.