Integracja z HubSpot

Integracja z HubSpot umożliwia połączenie platformy Welyo z systemem HubSpot oraz synchronizację danych pomiędzy tymi systemami. Dzięki temu dane kontaktów oraz informacje o połączeniach mogą być wykorzystywane podczas pracy w obu systemach.

Konfiguracja w Welyo

Przygotowanie użytkowników, kampanii oraz uruchomienie integracji po stronie platformy Welyo odbywa się z poziomu panelu administratora.

Krok 1 – konfiguracja użytkownika

Przechodzimy do: Personel > Użytkownicy > Dodaj/Edytuj

W konfiguracji użytkownika:

• zaznaczamy opcję użytkownik PBX
• uzupełniamy adres e-mail – musi być taki sam jak w HubSpot (na tej podstawie użytkownicy są dopasowywani w integracji)

• przypisujemy numer miejski (wybierany z listy dostępnych numerów)

  

Krok 2 – konfiguracja kampanii

Przechodzimy do: Kampanie > Kampanie > Dodaj/Edytuj

W zakładce Podstawowe parametry:

• włączamy kanały Inbound i Outbound

• włączamy ręczną obsługę połączeń

  

W zakładce Klasyfikatory:

• dodajemy klasyfikatory wykorzystywane do podsumowania kontaktu

Krok 3 – konfiguracja integracji

Przechodzimy do: Administracja > Integracje > HubSpot

W oknie konfiguracji:

1. zaznaczamy opcję Integracja aktywna
2. wybieramy kampanię, do której będą zapisywane rekordy
3. klikamy Połącz z HubSpot
4. zapisujemy zmiany
5. logujemy się na konto w HubSpot
6. ponownie otwieramy konfigurację i klikamy Synchronizuj, aby pobrać listę agentów

7. zapisujemy zmiany

   

Obsługa aktywnej integracji

Dodawanie kontaktów w HubSpot

W HubSpot przechodzimy do: Contacts → Contacts → Create contact

Uzupełniamy dane kontaktu:

• e-mail
• imię i nazwisko
• właściciel kontaktu
• numer telefonu

Zapisujemy kontakt.

Wykonywanie połączeń

Połączenia wykonywane są z poziomu HubSpot z wykorzystaniem WebPhone.

1. Przechodzimy do kontaktu: Contacts → Contacts → wybieramy kontakt

   W karcie kontaktu wybieramy opcję call

   Ustawiamy:

   • call from: Welyo
2. Klikamy numer telefonu

Połączenie zostanie zestawione w WebPhone.

Przy pierwszym połączeniu przeglądarka poprosi o zgodę na uruchomienie WebPhone.

W trakcie połączenia:

• w WebPhone widoczne są dane połączenia
• możliwe jest przypisanie kontaktu
• dostępna jest sekcja HubSpot z danymi kontaktu
• nadajemy klasyfikator po zakończeniu rozmowy

Jeśli klasyfikator nie zostanie nadany od razu, można go uzupełnić w historii połączeń w WebPhone.

Połączenia przychodzące

Połączenia odbieramy w WebPhone, klikając zieloną słuchawkę.

• jeśli numer zostanie rozpoznany – wyświetlą się dane kontaktu z HubSpot
• jeśli numer przypisany jest do wielu kontaktów – wybieramy właściwy kontakt
• jeśli numer nie istnieje w HubSpot – możliwe jest dodanie rekordu

Historia połączeń w HubSpot

W HubSpot przechodzimy do: Contacts → Contacts → wybieramy kontakt

Dostępne informacje:

• lista połączeń
• status połączenia (Call status)
• klasyfikator (Disposition)
• agent prowadzący rozmowę
• nagranie (jeśli dostępne)

Historia połączeń w Welyo

Historia połączeń dostępna jest:

• na rekordzie w kampanii:

  Kampanie → Kampanie → Podgląd → wybór rekordu → Połączenia

• w raporcie:

  Raportowanie → Kontakty → Kontakty

W tym miejscu dostępna jest historia wszystkich połączeń.

Konfiguracja w Welyo

KROK 1 Konfiguracja konta użytkownika

Po zalogowaniu do panelu administratora przechodzimy do konfiguracji konta użytkownika Personel > Użytkownicy > Dodaj/Edytuj.

Konto użytkownika konfigurujemy według potrzeb, należy jednak pamiętać o wprowadzeniu ustawień koniecznych dla poprawnego działania integracji.

KROK 2 Konfiguracja kampanii

Przechodzimy do zakładki Kampanie > Kampanie > Dodaj/Edytuj.

W zakładce Podstawowe parametry należy pamiętać o wprowadzeniu kanałów Inbound i Outbound oraz ręcznej obsługi połączeń.

W zakładce Klasyfikatory konieczne jest dodanie klasyfikatorów, które służą do podsumowania rekordu.

Szczegóły dotyczące konfiguracji dostępne są np. TUTAJ

KROK 3

Po zalogowaniu do panelu Administratora w Welyo przechodzimy do zakładki Administracja > Integracje > HubSpot

Otworzy się okno konfiguracji, w którym należy wprowadzić wymagane dane.

W oknie konfiguracji zaczynamy od włączenia integracji, od tego momentu będzie ona aktywna (zaznaczamy checkbox integracja aktywna).

Następnie wybieramy kampanię, w której mają być odkładane rekordy z rozmów i klikamy Połącz z HubSpot. Logujemy się na wybrane konto, by platforma Welyo mogła pobrać informacje, potrzebne do synchronizacji. Zapisujemy zmiany i ponownie wchodzimy w konfigurację integracji z HubSpot. Tam klikamy synchronizuj, by na liście w Welyo pojawili się Agenci, którzy będą pracować w integracji.

Zapisujemy zmiany. Od tego momentu integracja z HubSpot będzie działać poprawnie. 😊

Dodawanie kontaktów w HubSpot

W pierwszym kroku logujemy się do konta w Hubspot. Po zalogowaniu przechodzimy do zakładki Contacts → Contacts → Create contact.

W oknie edycji uzupełniamy potrzebne informacje (e-mail, imię i nazwisko, właściciela kontaktu, numer telefonu) i klikamy create contact.

Wykonywanie połączeń

Połączenia w integracji z HubSpot wykonywane są z wykorzystaniem WebPhone’a Standalone. Na samym początku należy pamiętać o zmianie statusu w WebPhone’ie na Gotowy bądź W kolejce, jeśli agent ma odbierać połączenia przychodzące w ramach kampanii.

! Jeżeli nie posiadasz licencji WebPhone’a, skontaktuj się z opiekunemhandlowym. 😊

Po zalogowaniu do HubSpota przechodzimy do karty kontaktu Contacts → Contacts → klikamy wybrany kontakt. W karcie widoczne będą dane klienta, pod którymi dostępny będzie przycisk call. By wykonać połączenie konieczne jest ustawienie switch to provider -> call from: Welyo. Po kliknięciu numeru rozpocznie się wykonywanie połączenia w WebPhone’ie.

W niższych wersjach platformy połączenia wychodzące wykonujemy za pomocą ikonki obok numeru telefonu. Po jej kliknięciu rozpocznie się połączenie.  

Przy wykonywaniu połączenia po raz pierwszy w przeglądarce pojawi się okienko, w którym musimy zezwolić na otwarcie aplikacji WebPhone (ustawienia te zapisują się w przeglądarce).

Po wyrażeniu zgody rozpocznie się połączenie.

W WebPhone’ie będą widoczne dane o połączeniu wychodzącym i kontakty, do których możemy przypisać realizowane połączenie.

Klikając logo HubSpota otworzymy okno kontaktu w HubSpot.

Po wybraniu kontaktu w zakładce HubSpot dostępne będą szczegółowe informacje. W tym miejscu nadajemy też klasyfikator.

Jeżeli nie nadamy klasyfikatora od razu po zakończeniu połączenia, będzie to możliwe po wejściu w historię połączeń w WebPhone’ie.

Po nadaniu klasyfikatora w WebPhone’ie pojawi się komunikat, że klasyfikator został ustawiony poprawnie.

Połączenia przychodzące

Połączenie przychodzące w ramach kampanii odbieramy klikając zieloną słuchawkę w WebPhone’ie.

Jeżeli numer, z którego klient dzwoni, zostanie poprawnie zidentyfikowany na podstawie kontaktów w HubSpot, wyświetlą się dane kontaktu.

Jeśli numer przypisany będzie do różnych kontaktów, pojawią się wszystkie kontakty do wyboru

Jeśli numer nie będzie przypisany do żadnego kontaktu, w WebPhone’ie będzie możliwość dodania rekordu.

Podgląd historii połączeń HubSpot

Po zalogowaniu do konta HubSpot przechodzimy do zakładki contacts -> contacts. Po kliknięciu wybranego kontaktu pokaże się lista najnowszych połączeń z wszystkimi danymi.  

W tym miejscu jest  możliwość ręcznej edycji danych. Dostępne jest też nagranie, które można pobrać.

Call status jest informacją o statusie połączenia (w poniższym przykładzie mamy połączenie ze statusem answered, tj. odebrane).

Disposition wskazuje klasyfikator, jaki został nadany przy podsumowaniu kontaktu.

Agent zawiera nazwę agenta, który prowadził rozmowę.

Welyo

W platformie Welyo historia połączeń widoczna będzie na rekordzie w podglądzie kampanii (ścieżka:  Kampanie > Kampanie > zaznaczamy kampanię >  Podgląd > zaznaczamy rekord > Połączenia).

Historia wszystkich połączeń dostępna też będzie w raporcie kontakty (ścieżka: Raportowanie > Kontakty > Kontakty).